Diferencias entre la super herramienta MS Excel y un programa llevar la Contabilidad en Excel y un Sistema de Planificación de Recursos
Primero debemos analizar:
Quién lo va a necesitar!? (PyMES!?)
Cuál es el volumen de transacciones que esta persona (física o jurídica) realiza diaria o mensualmente!?
Qué medidas de seguridad, utilizara para los datos (data)!?
Cuál base de datos utilizaremos!?, desde el mismo archivo o incluiremos a la herramienta de datos de la misma suite (Access).
Cuántas personas necesitan estar conectados al mismo tiempo para sus registros!?
Y otras interrogantes que podemos formular...
Una vez realizado esto, podemos continuar con la escogencia de cuál app utilizar!?
Para este nivel, puede haber encontrado diferencias significativas entre las aplicaciones...
Estas son algunas que podemos nombrar:
1. Herramienta genérica y herramienta especializada
2. Actualizaciones
3. Seguridad
4. Capacidad
5. Capacitación
6. Contabilidad de acuerdo a las Leyes y Normativas Costarricenses (ISV a IVA) y de acuerdo a NIIF.
Nombramos 6 diferencias, explicaremos 3 de estas:
1. Herramienta genérica y herramienta especializada
Esta hoja Electrónica (por ejemplo MS Excel) a pesar de ser una herramienta muy completa, es un programa genérico, es decir, no fue diseñado para llevar concretamente contabilidades, y aunque se pueda programar para que nos asista, realizando reportes, entre otros informes, hoy día no lo es todo.
La razón es muy simple, si el usuario necesita desarrollar tareas especializadas, MS Excel no le brinda todas las funcionalidades que requiere para ejecutarlas, mientras hoy en día existen soluciones tecnológicas que si lo hacen a la medida.
Esto quiere decir que aunque la Hoja Electrónica no tenga ningún costo, la “gratuidad” puede ser imprecisa, ya que se debe de invertir tiempo y energía en configurar celdas, generar fórmulas, crear tablas, para que la hoja de cálculo realice tus necesidades, mientras que con un programa especializado, se puede obtener el mismo resultado en menor tiempo y gasto de energía.
Para finalizar este punto, con un programa especializado en contabilidad, el margen de error es mínimo, por lo tanto es sencillo identificar cuando algo anda mal, en oposición con el programa gratuito, podemos hasta durar horas tratando de deducir en qué lugar está el problema.
2. Actualizaciones
Una de las reglas de oro en la contabilidad es mantenerse actualizado, en cuanto a resoluciones, directrices, normas, por esta razón utilizar un sistema que vaya al mismo ritmo con estos cambios, representa una ventaja operativa y es una necesidad laboral.
3. Capacidad
Si una empresa tiene grandes volúmenes de datos o un contador tiene una oficina - despacho contable, y maneja varias contabilidades simultáneamente en solo archivos de hojas electrónicas, el programa puede sobrecargarse al tratar de combinar varias hojas de cálculo y esto puede generar molestias, no solo monetarias.
Entonces, es evidente que el dinero que aparentemente nos ahorramos al utilizar una herramienta genérica o gratuita, no equipara los beneficios de trabajar con un software contable.
Por temas de seguridad, capacitación especializada y las actualizaciones acordes al medio de nuestra área contable fiscal y administrativa, se recomienda un sistema especializado.
Ejemplo:
Hoja Electrónica: como sistema de cómputo para realizar el comprobante provisional ante la situación vivida con el facturador (gratuito) del Ministerio de Hacienda.
El reglamento de comprobantes electrónicos, nombra que se puede utilizar los documentos pre impresos (por una Imprenta Autorizada) o bien por sistemas de cómputo, donde estos últimos cumplan con lo estipulado en dicho reglamento.
Estos requisitos entre los demás (nombre, cedula, correo electrónico y dirección del emisor, fecha, numero de comprobante, cantidad, detalle, total, nombre, cedula y dirección del receptor del servicio o bien, entre otros), debe aparecer 2 leyendas;
comprobante provisional y
este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos.
Y lo que nos concierne en este ejemplo; es que el sistema de cómputo que emita el comprobante provisional debe cumplir:
Garantizar:
inalterabilidad,
privacidad,
preservación,
confidencialidad,
autenticidad e integridad
hasta inclusive que se pueda realizar consultas sobre estos comprobantes.
Cualquier persona en una hoja electrónica puede manipular información histórica de estos datos, con esto puede alterar los reportes de los comprobantes provisionales. Sin olvidar que existen diferencias entre las versiones de estos programas genéricos (versión 2010 y versión 365) y pueden perderse información valiosa, por lo tanto, no debiese ser utilizado para este fin.
Por supuesto que es una gran herramienta (Hoja de Cálculo), que todo Contador – Administrador – Gerente utiliza y como tal, nos puede ayudar, pero se debe de analizar la situación del cliente y del contador para poder valorar como nos convertirnos realmente en los asesores financieros, para lo cual estamos siendo contratados.
Nota:
Un punto a rescatar si combinamos estos programas:
podemos garantizar que puede minimizar el riesgo de errores de cualquier índole, y puede aumentar temas analíticos para fines de tomas de decisión (presupuestos y proyecciones).
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Cupón: 9052022
Bernal A. Gómez S. CPI
bernalgomez@gmail.com
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